もう書き起こしで疲れない！AIでZoom議事録をスマートに作る方法

こんにちは！サイトウです。

皆さんは、仕事でAIを活用していますか？
Soichiroでは、議事録作成、戦略資料の多角的な評価、業界調査など、さまざまな場面でAIを活用しています。

今回はその中から、「Zoomで行ったミーティングをAIを使ってスマートにまとめる方法」をご紹介します。

①zoomをレコーディング。ただし先方にもその旨を伝えて

ミーティングが始まって本題に入る前に、「議事録作成のため録画を開始してもよろしいでしょうか？」と一言、先方に伝えましょう。

画面下部にある「レコーディング」をクリックすると
1.このコンピューターにレコーディングする
2.クラウドにレコーディングする
という選択肢がでます。

これは、
「録画をしているコンピューターに録画データを保存するか」
「zoomアカウントのクラウド上に録画データを保存するか」
という意味なのですが、お使いのPCの使用状況や活用状況によって選んでください。

これは、録画データをどこに保存するかの違いです。
お使いのPCの容量やチームの運用方針に合わせて選びましょう。

私はというと、会社共通のクラウド容量を圧迫しないよう、一旦自分のPCに保存し、議事録反映後に削除しています。

②ミーティングが終わったら、録画を保存

このコンピューターにレコーディングするを選択した場合、zoomソフトの上部「ハブ」をクリックすると、録画したデータが残っています。

対象のミーティングを探し、右側の「…」をクリックすると、「ダウンロード」という項目が表示されます。

これで録画データの保存が完了です。

一方、「クラウドにレコーディングする」を選択した場合は、自動的に設定したフォルダへ保存されます。

保存先は次の手順で確認・変更が可能です。

右上の自分のアイコン＞設定＞レコーディング＞保存場所
で設定することができます。

③保存した録画データをAIに取り込む

ここからがAI活用の本番！

今回使用するAIは「Google NotebookLM」です。

Google NotebookLMは、PDFやGoogleドキュメント、YouTube・MP4などの音声・動画データを取り込み、要約や分析を行ってくれるAIツールです。
（ログインにはGoogleアカウントが必要です）

ログイン後、右上の新規作成をクリックすると、ソースを追加する画面が出てきます。
ここに、先ほどダウンロードした録画データを追加していきます。

おすすめは、まとめたい案件やお客様ごとにノートブックを分けておくことです。
そうすれば、案件ごとに議事録や音声データを同じノートブックに入れて、まとめたい内容を絞ってAIに読み込ませることができます。

④プロンプトを入力して、AIに議事録を作ってもらおう

録画データを読み込んだNotebookLMに、議事録を作るためのプロンプトを入力しましょう。
今回はSoichiroで実際に使用しているプロンプトをご紹介します。
案件や社内運用によって内容は適宜変更ください。

少し待つと、NotebookLMが自動で議事録をまとめてくれます。
あとは内容を確認して必要に応じて修正するだけ。

お疲れさまでした、これで完了です！

注意点

AIを使うときに一番大きな懸念は「情報漏洩」だと思います。こちらに関して、Googleアカウントで NotebookLM を使う場合

• アップロードした資料
• チャットの内容
• 生成された回答

これらはAIの学習には使われません。
ただし、共有設定のミス や 社内ルール無しでの個人利用 は、情報漏洩リスクにつながります

お客様の情報を扱う場合は、より一層注意が必要です。

まとめ

AI活用は、日々の仕事の質を深めるだけでなく、今回のような効率化にも最適です。今回紹介したAI以外にも、昨今は用途に合わせたさまざまなAIツールが公開されています。

自分の業務に合ったAIをうまく取り入れて、よりスマートな働き方を目指していきましょう。