AIを活用した「全社共有」の仕組み。フルリモートのSoichiroが毎日続けていること
社内の情報共有が、うまくいかない。これは中小企業では、よくある課題だと思います。
- 誰かしか知らない情報がある
- 会議の内容が現場に届かない
- 気づいたら話が進んでいる
Soichiroでも、同じ状態が起きていました。特にフルリモートでは、この問題はより顕著になります。情報は、人が持っているもの。だからこそ、それをどう共有するかがとても重要でした。
誰か一人だけが状況を把握している状態になると、次に動く人がわからなくなったり、確認待ちが増えたりして、少しずつ仕事が止まりやすくなってしまいます。
原因は「情報が残っていないこと」と、その対策
会議は毎日のようにあります。社内ミーティングもあれば、クライアントとの定例、マネジメント会議、プロジェクト単位の打ち合わせもあります。
しかし、それぞれの情報がバラバラに存在しており、あとから全体像を追うことができませんでした。同じ説明を何度も繰り返す必要があったり、一部の人に負荷が偏る状態が生まれていたのです。
そこで最初にやったのは、とてもシンプルなこと。すべての会議を録画・録音し、その内容をAIで文字起こしして記録として残す。日報も含めて、「情報を必ず残す」ことを徹底しました。
また、議事録や日報の「置き場所」を整理したことも大きなポイントでした。クライアントごとに1箇所で管理することで、いつ何が動いていて、誰が担当していて、いつまでに何をやるのかが追えるようになりました。
「自分に必要な情報はどこにあるか」「次に何をすればいいか」が、なるべくすぐわかる状態を目指して整えていきました。
ただし、ここで重要なのは「すべてを自動化すること」ではありません。どの情報を社内に共有するか、どこまで伝えるべきか、この判断は必ず人が行っています。
整理の部分は仕組みに任せながら、最終的な判断は人が担う。その役割分担が重要だと思います。
続けていく中で、少しずつ変わってきたこと
この仕組みを回し続けていく中で、変化はゆっくりと現れました。「誰に聞けばいいか」で迷うことが減り、自分の仕事の前後で何が起きているかも把握しやすくなりました。情報そのものよりも、情報へのアクセスが改善された感覚です。
「AI活用」という言葉は複雑に聞こえるかもしれませんが、やっていることはとてもシンプルです。
会議を残す。整理する。共有する。
ただそれを、毎日回しているだけです。むしろ大事なのはAIそのものではなく、情報を残すことを当たり前にする文化のほうです。この仕組みはそのためにあります。
おわりに
まだ完璧ではありません。ただ、確実に以前より組織は回るようになってきたと感じています。
この取り組みの本質はAI活用ではなく、情報をどう扱うかというシンプルな話です。フルリモートの組織でも、それだけで仕事の流れは変わります。
